关于印发《员工轮休路费报销暂行规定》的通知

公司各部门、各分公司：

《员工轮休路费报销暂行规定》已经总经理办公会审议通过，现印发给你们，望认真遵照执行。

附件：《员工轮休路费报销暂行规定》

 二〇一四年十月十三日

附件

员工轮休路费报销暂行规定

      1  总则

      1.1  为加强财务工作管理，规范员工轮休路费报销业务流程，结合费用发生实际，制定本规定。

      2  轮休路费定义

      2.1  轮休路费是指员工按照倒班制度往返家庭住址和工作单位之间发生的交通费用。

      3  适用范围

      3.1  技术服务员工。

      4  基本原则

      4.1  实事求是原则。应是按照倒班制度本人往返家庭住址和工作单位之间发生的交通费用。

      4.2  总量控制原则。原则上控制在8次/年以内。

      4.3  厉行节约原则。员工应本着节约的原则选择就近路线乘坐公共交通工具。

      5  报销范围

      5.1  员工轮休报销范围限于乘坐公共交通，交通工具可以乘坐汽车、火车（列车）等，乘坐汽车的凭票据据实报销。乘坐火车（列车）的可报销硬座、硬卧车票。乘坐高铁（G或D字头）列车的座位等级按照二等座金额报销。确有特殊情况需乘坐其他交通工具的，参照该路线高铁座位等级二等座金额核定报销标准。

      6  收集发票期间

      6.1  3月1日至3月15日中远公司所属分公司收集一季度轮休路费单据。

      6.2  6月1日至6月15日中远公司所属分公司收集二季度轮休路费单据。

      6.3  9月1日至9月15日中远公司所属分公司收集三季度轮休路费单据。

      6.4  12月1日至12月15日中远公司所属分公司收集四季度轮休路费单据。

      6.5  年底由于涉及财务结账，收集票据的日期截止到本年12月15日，12月16日后的发票于次年第一季度前收集，过期不再受理。

      7  相关人员的职责

      7.1  基层现场经办人员的职责

      7.1.1  负责收集、汇总原始发票单据。

      7.1.2  负责初步审核原始发票的合规性、真实性。

      7.1.3  负责在技术服务单位办理审签手续（技术服务单位领导在粘贴单上签字）。

      7.1.4  负责编制《员工轮休路费统计表》。

      7.1.5  负责与中远所属分公司人员现场交接、核实费用票据。

      7.1.6  负责及时与中远公司建立有关报销事项的联络。

      7.2  中远公司所属分公司经管员的职责

      7.2.1  负责及时接收基层现场经办人员汇总的原始发票单据。

      7.2.2  负责建立轮休路费的统计台账。

      7.2.3  负责审核原始发票的合规性、真实性。

      7.2.4  负责审核技术服务单位的审签手续。

      7.2.5  负责核对《员工轮休路费统计表》的单据张数、金额的正确性。

      7.2.6  负责与基层现场经办人员办理书面交接手续。

      7.2.7  负责与中远公司机关财务部门办理交接手续。

      7.2.8  负责与技术服务单位沟通确定涉及报销的相关事项。

      7.3  中远公司机关财务资产部的职责

      7.3.1  负责所属分公司经管员的业务指导。

      7.3.2  负责建立轮休路费的统计台账。

      7.3.3  负责审核原始发票的合规性、真实性。

      7.3.4  负责审核原始单据和汇总数据的一致性。

      7.3.5  负责与所属分公司经管员办理书面交接手续。

      7.3.6  负责按照内部控制流程办理审签手续。

      7.3.7  负责在规定日期支付报销款。

      8  报销流程

      8.1  基层现场经办人员负责收集、汇总、初审员工发生的轮休路费单据。

      8.2  中远公司所属分公司经管员负责每季度收集轮休路费单据。

      8.3  中远公司机关财务资产部每季度末15-20日之间到所属分公司现场接收轮休路费单据。

      8.4  机关财务资产部于每季度月底前将报销款项支付给技术服务单位指定的经办人员。

      9  原始发票粘贴规范

      9.1  员工报销应填写中远公司统一印制的《轮休路费报销单》，并粘贴在原始发票的第一页。所填写的往返地点与所贴发票应相符，且注明往返地点、往返时间、天数、事由等。

      9.2  粘贴原始凭证应使用中远天然气技术服务公司统一格式的“凭证粘贴单”，并按照往返时间顺序分别粘贴。

      9.3  粘贴原始凭证时，“凭证粘贴单”的上、下和右边缘应该预留2毫米的空间，左边距离装订线不小于15毫米，原始票据的粘贴应在装订线以内，保证装订后正常查阅和复印。

      9.4  原始凭证自右向左、从上到下平整地、分层成鱼鳞状粘贴在粘贴单上，票据上边沿与粘贴单的上边沿平行。

      9.5  每张粘贴单所粘的单据不能超过15张且粘贴牢固。每张粘贴单的票据只能粘贴一人的往返车票，由于票据数量较多，一人可以使用多张粘贴单。

      9.6  原始票据应粘贴工整，排列整齐，不叠压、不留空、不鼓肚。

      9.7  对于较大的原始凭证，一张“凭证粘贴单”只能粘贴一张原始凭证，上、下、右边缘应折叠的与凭证粘贴单一致，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。

      9.8  原始凭证折裂或破角，应粘补完整后，再按要求粘贴。

      9.9  粘贴单的右侧要注明：附件张数、金额，车票只粘贴报销金额部分，原始凭证与附件的有效金额应当相等，本人在报销人处签字。

      10  有关要求

      10.1  员工轮休路费报销工作是公司为关怀员工、解决员工实际困难采取的一项措施，公司全体员工要严格履行规定标准和工作要求，保证此项工作的规范运作。

      10.2  员工出具的原始发票应是本人的车票，时间不能重复。

      10.3  取得的发票应合法有效，按照国家税务总局规定，发票上方印有“全国统一发票监制章”，发票监制章带有“国家税务局监制”的字样。

      10.4  员工在取得发票时一定要仔细辨别发票的有效性、完整性与正确性，确保员工自身利益受到保护。

      10.5  家庭住址以签订劳动合同书备案的地址为准，确实需要变更家庭地址路线的，由员工本人申请，经中远公司员工管理部批准，在所属分公司登记备案后，方可报销。家庭住址变更后按照新地址核定报销轮休路费。

      11  附则

      11.1  本办法自下发之日起执行。

      11.2  本办法由财务资产部负责解释。